회사 단체 명함 주문, 담당자가 헷갈리지 않는 정리법

직원 명함을 한꺼번에 맡게 된 담당자라면, 디자인보다 먼저 직원 정보를 한 장의 표로 모으는 일부터 시작하는 것이 시간을 아낍니다.

직원 정보는 표 하나로 모으기

단체 명함에서 가장 많이 생기는 문제는 디자인이 아니라 정보입니다. 누군가는 메신저로, 누군가는 메일로 정보를 보내면 담당자가 옮겨 적는 과정에서 숫자 하나가 틀어집니다. 처음부터 이름, 영문 이름, 부서, 직함, 휴대폰, 내선 번호, 이메일, 수량을 칸으로 나눈 표를 만들어 각자 직접 채우게 하면 옮겨 적는 실수가 줄어듭니다.

표에는 ‘본인 확인’ 칸을 하나 더 두세요. 각 직원이 자기 줄을 보고 확인했다는 표시를 하게 하는 칸입니다. 담당자가 모든 사람의 전화번호를 맞는지 알 방법은 없습니다. 본인이 확인한 줄만 주문에 넣는다는 원칙 하나로 재인쇄가 크게 줄어듭니다.

• 이름 / 영문 이름
• 부서 / 직함(국문·영문)
• 휴대폰 / 회사 대표번호 / 내선
• 이메일
• 수량
• 본인 확인 여부

디자인 통일 규칙을 먼저 정하기

직원마다 명함이 조금씩 다르면 회사 명함으로서의 일관성이 흐려집니다. 그래서 한 사람 명함을 기준 시안으로 완성한 뒤, 나머지는 글자만 바꾸는 방식이 좋습니다. 이때 정해야 할 것은 글자 크기, 줄 순서, 직함 표기 방식, 전화번호 구분 기호(하이픈 또는 점)입니다. 이런 작은 규칙이 직원마다 다르면 나란히 놓았을 때 바로 티가 납니다.

이름이 긴 직원, 직함이 두 줄인 직원이 있으면 기준 시안이 깨질 수 있습니다. 그래서 기준 시안은 가장 긴 이름과 가장 긴 직함을 넣어 보고 만드는 것이 좋습니다. 그래야 짧은 사람도 긴 사람도 같은 틀에 들어갑니다.

• 줄 순서: 이름 → 직함 → 연락처
• 전화번호 구분 기호 통일
• 직함 국문·영문 표기표 만들기
• 가장 긴 이름으로 기준 시안 테스트

용지·옵션은 회사 기준으로 한 번만

직원별로 용지나 코팅이 달라지면 같은 회사 명함인데 손에 쥐었을 때 느낌이 다릅니다. 용지, 인쇄 면(단면·양면), 코팅을 회사 기준으로 정해 두고 모든 직원에게 똑같이 적용합니다. 기본 명함은 같은 옵션이라면 수량을 100매부터 10,000매까지 고를 수 있어서, 직원별 필요 수량에 맞게 나누기 좋습니다.

대표나 임원만 다른 용지를 쓰는 회사도 있습니다. 이 경우에도 ‘직급별 기준’을 문서로 남겨 두면 다음 주문 때 담당자가 바뀌어도 같은 결과가 나옵니다. 선택한 용지 이름과 무게(g), 코팅 종류를 기록해 두는 것만으로도 충분합니다.

신입 입사·인사이동 때 추가 주문

단체 명함은 한 번으로 끝나지 않습니다. 신입이 들어오고, 승진으로 직함이 바뀌고, 부서가 옮겨집니다. 이때마다 처음부터 디자인을 다시 잡으면 이전 명함과 미묘하게 달라집니다. 기준 시안 파일을 보관해 두고, 이름과 연락처만 바꿔 주문하는 흐름을 만들어 두세요. 편집기에서 받은 시안과 옵션 기록을 함께 저장해 두면 됩니다.

한 명만 급하게 필요할 때는 수량을 적게 잡고 빨리 받는 것이 중요합니다. 일반 용지는 결제와 검수 뒤 영업일 2~3일이면 제작되므로, 입사일이 정해지면 일주일 전쯤 주문하면 여유가 있습니다. 같은 시기에 여러 명이 바뀐다면 모아서 한 번에 주문해 택배비(주문당 3,000원)를 줄이는 방법도 있습니다.

• 기준 시안 파일과 옵션 기록 보관
• 입사일 일주일 전 주문
• 여러 명 변동은 모아서 주문
• 퇴사자 명함 재고는 바로 폐기 처리

회사 대표번호와 개인 번호 정리

직원 명함에 휴대폰 번호를 넣을지는 회사마다 다릅니다. 영업직은 넣는 경우가 많고, 사무직은 대표번호와 내선만 넣기도 합니다. 이 기준이 정해지지 않으면 어떤 직원은 개인 번호를 넣고 어떤 직원은 빼서 통일이 깨집니다. 주문 전에 ‘휴대폰 번호 표기 여부’를 직군별로 정해 공지해 두면 좋습니다.

회사 대표번호, 팩스, 주소처럼 모든 직원에게 똑같이 들어가는 정보는 한 사람이 최종 확인을 맡습니다. 공통 정보가 틀리면 전 직원 명함을 다시 찍어야 하기 때문입니다. 회사 주소가 이전 예정이라면 이전 날짜를 확인한 뒤 주문 시점을 잡는 것도 담당자의 몫입니다.

영문 면과 직함 표기표 관리

해외 업무가 있는 회사라면 직원 명함 뒷면에 영문 면을 넣는 경우가 많습니다. 이때 직원마다 영문 직함을 스스로 정해 오면 같은 직급인데 표기가 제각각이 됩니다. 국문 직함과 영문 직함을 짝지은 표를 회사 기준으로 하나 만들어 두고, 모든 직원 명함에 그 표를 적용하세요. 부서명도 같은 방식으로 정리합니다.

이 표는 명함뿐 아니라 이메일 서명, 회사 소개서에도 그대로 쓸 수 있습니다. 담당자가 바뀌어도 표만 넘겨주면 같은 기준이 유지됩니다. 영문 이름 철자는 회사가 정할 수 없으니, 직원 본인이 여권 기준으로 적어 확인하게 합니다. 회사 대표번호는 국가번호를 붙인 형식(+82)으로 영문 면에 통일해 넣습니다.

• 국문-영문 직함 대응표
• 부서명 영문 표기 통일
• 영문 이름은 직원 본인이 확인
• 영문 면 대표번호는 +82 형식

담당자 최종 체크리스트

주문 버튼을 누르기 전, 직원 수만큼 시안을 한 장씩 넘겨 보며 점검합니다. 화면에서 보면 비슷비슷해서 놓치기 쉬우니, 표의 줄과 시안을 하나씩 대조하는 방식이 좋습니다. 특히 이름 한자·영문 철자, 직함 오기, 전화번호 자릿수는 본인 확인을 받았더라도 한 번 더 봅니다.

마지막으로 수량을 확인합니다. 영업직은 소진이 빠르고 내근직은 몇 년을 쓰기도 합니다. 모두 같은 수량으로 주문하면 누군가는 금방 떨어지고 누군가는 버리게 됩니다. 직군별로 수량을 다르게 잡는 것이 비용을 아끼는 방법입니다. 궁금한 점은 평일 10~18시 카카오톡 상담이나 문의 게시판으로 물어보면 됩니다.

• 표의 줄과 시안을 1:1 대조
• 공통 정보(대표번호·주소·로고) 최종 확인자 지정
• 직군별 수량 차등
• 용지·코팅·인쇄 면이 모두 같은지
• 영문 면이 있다면 영문 철자 확인

자주 묻는 질문