명함 주고받는 예절, 그리고 받은 명함 정리법

명함 예절은 정해진 규칙을 외우는 것보다, 상대의 이름과 소속을 소중히 다룬다는 태도를 행동으로 보여 주는 것에 가깝습니다.

명함을 건넬 준비부터

명함을 건넬 때 지갑이나 가방을 한참 뒤지면 첫인상이 흐트러집니다. 미팅 전에 명함을 꺼내기 쉬운 곳, 예를 들어 명함 지갑이나 재킷 안주머니에 넣어 두세요. 바지 뒷주머니에 넣은 명함은 구겨지기 쉽고, 꺼낼 때 모양도 좋지 않습니다. 명함 지갑은 명함이 휘거나 모서리가 닳지 않게 지켜 주는 역할도 합니다.

명함 상태도 확인합니다. 모서리가 접히거나 얼룩이 묻은 명함은 건네지 않는 것이 좋습니다. 전화번호를 펜으로 고친 명함도 마찬가지입니다. 정보가 바뀌었다면 임시로 고친 명함을 쓰기보다 새 명함을 준비하는 편이 상대에게 혼란을 주지 않습니다.

• 명함 지갑이나 안주머니에 보관
• 구겨지거나 얼룩진 명함은 빼기
• 펜으로 고친 명함은 쓰지 않기
• 미팅 인원보다 넉넉하게 챙기기

건네는 순서와 자세

일반적으로는 방문한 쪽, 또는 직급이 낮은 쪽이 먼저 명함을 건네는 것이 우리나라 비즈니스 자리의 흔한 관례입니다. 서서 인사하는 자리라면 일어선 채로, 상대 쪽에서 글자가 바로 읽히도록 명함 방향을 돌려서 건넵니다. 두 손으로 건네거나, 한 손으로 건네면서 다른 손으로 받치는 자세가 정중해 보입니다.

건네면서 소속과 이름을 짧게 말합니다. ‘○○의 ○○○입니다’ 정도면 충분합니다. 이름이 어렵게 읽히는 경우라면 읽는 법을 한 번 말해 주면 상대가 부르기 편해집니다. 여러 사람과 동시에 인사하는 자리에서는 직급이 높은 사람부터 차례로 교환하는 것이 일반적입니다. 상대가 먼저 명함을 내밀었다면 순서를 따지기보다 먼저 받고, 곧바로 내 명함을 건네며 인사하면 됩니다.

받을 때와 받은 직후

명함을 받을 때도 두 손으로 받는 것이 정중합니다. 받은 뒤 바로 넣지 말고, 잠깐 이름과 소속을 읽어 보세요. 이름을 소리 내어 한 번 불러 보거나, 직함을 확인하는 짧은 말을 건네면 상대는 자기 명함이 제대로 읽혔다고 느낍니다. 이름 읽는 법이 헷갈린다면 그 자리에서 물어보는 것이 실례가 아닙니다.

받은 명함 위에 바로 메모를 하거나, 손에 쥐고 만지작거리거나, 접는 행동은 피하는 것이 좋습니다. 상대의 이름이 적힌 물건이라는 점을 생각하면 됩니다. 메모는 미팅이 끝나고 상대가 자리를 떠난 뒤에 해도 늦지 않습니다. 받은 명함을 앞에 두고 대화하면서 상대 이름을 한두 번 불러 주면, 이름을 기억하는 데에도 도움이 됩니다.

미팅 중 명함은 어디에 둘까

테이블에 앉아서 하는 미팅이라면 받은 명함을 바로 지갑에 넣기보다 테이블 위 내 앞에 가지런히 올려 두는 경우가 많습니다. 여러 명과 교환했다면 상대가 앉은 순서대로 명함을 늘어놓으면 이름과 얼굴을 맞추기 쉽습니다. 명함 지갑 위에 올려 두는 방법도 있습니다.

미팅이 끝나면 명함을 챙겨서 명함 지갑에 넣습니다. 테이블에 두고 나오거나, 서류 사이에 끼워 두고 잊어버리면 상대가 볼 때 서운할 수 있습니다. 미팅 장소를 떠나기 전에 받은 명함을 모두 챙겼는지 확인하는 습관을 들이면 좋습니다.

• 앉은 순서대로 테이블 위에 두기
• 명함 위에 컵·서류 올리지 않기
• 자리를 뜰 때 모두 챙기기

명함이 떨어졌거나 정보가 바뀌었을 때

준비한 명함이 떨어졌다면 솔직하게 말하고 다른 방법으로 연락처를 전하는 것이 좋습니다. ‘오늘 준비한 명함이 떨어졌습니다. 메일로 바로 보내 드리겠습니다’처럼 말하고, 상대 명함의 이메일로 그날 안에 연락처를 보내면 오히려 성의 있게 보입니다. 다른 사람의 명함에 내 번호를 적어 주는 방식은 피하는 편이 좋습니다.

번호나 직함이 바뀌어서 이전 명함을 건네야 하는 상황이라면, 건네기 전에 바뀐 점을 먼저 말로 알려 주세요. 펜으로 고쳐 쓴 명함보다는 상황을 설명하고 새 명함을 보내 드리겠다고 하는 편이 깔끔합니다. 정보가 바뀌었다면 재고가 남아 있더라도 새 명함을 빨리 준비하는 것이 상대를 위한 배려입니다.

• 명함이 없을 땐 당일 메일로 연락처 전달
• 다른 사람 명함에 내 번호 적지 않기
• 정보가 바뀌었으면 말로 먼저 알리기

해외 거래처를 만날 때

나라와 문화에 따라 명함을 대하는 방식이 다릅니다. 명함을 아주 정중하게 주고받는 문화도 있고, 명함 교환을 가볍게 여기는 문화도 있습니다. 상대 나라의 일반적인 관례를 미리 알아 두면 당황하지 않습니다. 어느 나라든 상대 명함을 함부로 다루지 않는다는 기본 태도는 통합니다.

해외 거래처를 만난다면 한쪽 면이 영문인 명함을 준비하고, 영문 면이 위로 오게 건네세요. 상대가 이름을 읽기 어려워하면 짧게 읽는 법을 알려 주는 것도 좋습니다. 영문 명함 표기 방법은 영문 명함 가이드에서 더 자세히 다룹니다.

받은 명함 정리하고 보관하는 법

미팅이 끝나면 그날 안에 받은 명함 뒷면이나 메모장에 만난 날짜, 장소, 나눈 이야기 한 줄을 적어 두세요. 일주일만 지나도 누가 누구였는지 헷갈리기 시작합니다. ‘○월 ○일 전시회, 포장재 견적 문의’ 같은 짧은 메모가 다음 연락의 실마리가 됩니다.

명함이 쌓이면 분류 기준을 정합니다. 거래처, 협력사, 잠재 고객처럼 관계로 나누거나, 업종별로 나누는 방법이 있습니다. 명함 보관첩이나 상자를 쓰는 방법도 있고, 휴대폰으로 명함을 촬영해 연락처로 저장하는 방법도 있습니다. 디지털로 저장한 뒤에도 원본 명함은 일정 기간 보관하는 편이 안전합니다. 연락처가 바뀌었다는 새 명함을 받으면 예전 명함은 바로 빼 두세요.

• 당일에 날짜·장소·대화 한 줄 메모
• 관계별 또는 업종별로 분류
• 촬영 후 연락처 저장
• 바뀐 명함 받으면 예전 것 정리
• 개인정보이므로 함부로 버리지 않기

자주 묻는 질문